در برخی کسب‌وکارها، فروش کالا به مشتری نهایی توسط شخصی انجام می‌شود که کالا یا منافع حاصل از فروش متعلق به او نیست و وی بر اساس قرارداد با مالک کالا، به نمایندگی از وی اقدام به فروش می‌کند. در این نوع معاملات، در سامانه مودیان از سازوکار «معامله از طریق شخص ثالث» استفاده می‌شود و صورتحساب فروش باید به قرارداد مربوطه متصل شود.

در این فرآیند، آمر و شخص ثالث ابتدا قرارداد مربوط به معامله را در سامانه مودیان ثبت و تأیید می‌کنند و پس از تأیید، شماره قرارداد در اختیار طرفین قرار می‌گیرد. هنگام ارسال صورتحساب فروش، شماره قرارداد باید برای اقلام مرتبط با قرارداد در اطلاعات صورتحساب درج شود.

پیش از این، کاربر سپیدار برای برقراری این ارتباط، پس از ارسال فاکتور فروش به سامانه مودیان، ناچار بود شماره قرارداد را برای هر قلم فاکتور به‌صورت دستی در کارپوشه مودیان ثبت کند.

با اضافه شدن این قابلیت در نسخه ۶.۲.۵ سپیدار، امکان ثبت شماره قرارداد در خود فاکتور فروش و ارسال آن به همراه قلم مربوطه به سامانه مودیان فراهم شده است. در نتیجه، در صورت ثبت صحیح شماره قرارداد در سپیدار، نیازی به ورود مجدد آن به‌صورت دستی در کارپوشه مودیان نخواهد بود.

این قابلیت به‌صورت رایگان و در قالب به‌روزرسانی نسخه ۶.۲.۵ سپیدار ارائه شده است.

این قابلیت برای چه شرکت‌هایی کاربرد دارد؟

این امکان برای شرکت‌هایی کاربرد دارد که فروش کالا یا خدمت آن‌ها مشمول قرارداد «معامله از طریق شخص ثالث» در سامانه مودیان است و لازم است شماره قرارداد مربوطه در صورتحساب‌های فروش ارسالی به سامانه مودیان درج شود.

به‌عنوان نمونه، این قابلیت می‌تواند برای کسب‌وکارهایی کاربرد داشته باشد که:

  • به عنوان شخص ثالث، کالاهای متعلق به یک آمر را به مشتری نهایی می‌فروشند.
  • فروش کالا را بر اساس قرارداد با مالک کالا انجام می‌دهند.
  • برای قرارداد خود در سامانه مودیان شناسه/شماره قرارداد دریافت کرده‌اند.
  • در هنگام ارسال صورتحساب فروش، لازم است ارتباط هر قلم با قرارداد مربوطه به سامانه مودیان اعلام شود.

نکته مهم: صرفاً فروش از طریق نمایندگی، فروشگاه، مارکت‌پلیس یا واسطه به معنی استفاده از این قابلیت نیست. استفاده از این امکان زمانی موضوعیت دارد که معامله در سامانه مودیان در قالب «معامله از طریق شخص ثالث» ثبت شده و برای آن قرارداد، شماره قرارداد مربوطه وجود داشته باشد.

این قابلیت چه مسئله‌ای را حل می‌کند؟

با استفاده از این امکان، کاربر می‌تواند شماره قرارداد مربوط به هر قلم فاکتور را مستقیماً در فاکتور فروش سپیدار ثبت کند. سپیدار هنگام ارسال صورتحساب به سامانه مودیان، شماره قرارداد ثبت‌شده برای هر قلم را نیز ارسال می‌کند.

بنابراین، کاربر دیگر نیازی ندارد پس از ارسال فاکتور، برای هر قلم فاکتور به‌صورت دستی وارد کارپوشه مودیان شده و شماره قرارداد معامله از طریق شخص ثالث را ثبت کند.

این قابلیت صرفاً نحوه ارسال اطلاعات صورتحساب به سامانه مودیان را تسهیل می‌کند و تغییری در فرآیند فروش، ثبت سند حسابداری، شناسایی درآمد یا محاسبات مالی شرکت ایجاد نمی‌کند.

نحوه فعال‌سازی قابلیت در سپیدار

برای استفاده از این امکان، ابتدا باید نمایش شماره قرارداد معامله از طریق شخص ثالث را در فاکتور فروش فعال کنید.

مرحله اول: ورود به تنظیمات

از منوی عمودی سمت راست سپیدار: عملیات ← تنظیمات را انتخاب کنید.

مرحله دوم: فعال‌سازی گزینه مربوط به سامانه مودیان

در فرم تنظیمات، وارد تب سامانه مودیان شوید. گزینه «نمایش شماره قرارداد معامله با شخص ثالث در فاکتور فروش» را فعال کنید. سپس تنظیمات را ذخیره کنید.

ثبت شماره قرارداد در فاکتور فروش

پس از فعال کردن گزینه فوق، در فرم فاکتور فروش ستون جدیدی با عنوان «شماره قرارداد معامله از طریق شخص ثالث» نمایش داده می‌شود. کاربر می‌تواند در این ستون، شماره قرارداد مربوط به هر قلم فاکتور را وارد کند.

برای مثال، اگر سه قلم کالا در فاکتور وجود داشته باشد و فقط قلم اول مربوط به قرارداد شخص ثالث باشد، می‌توان شماره قرارداد را فقط برای همان قلم وارد کرد. در این حالت:

  • قلم اول به همراه شماره قرارداد مربوطه به سامانه مودیان ارسال می‌شود.
  • سایر اقلام بدون شماره قرارداد ارسال می‌شوند.

امکان ثبت قرارداد متفاوت برای هر قلم

شماره قرارداد در سطح قلم فاکتور ثبت می‌شود؛ بنابراین در صورت نیاز می‌توان برای هر قلم، قرارداد متفاوتی ثبت کرد. برای مثال، اگر اقلام یک فاکتور متعلق به دو قرارداد متفاوت باشند، می‌توان:

  • برای اقلام مرتبط با قرارداد اول، شماره قرارداد اول را ثبت کرد.
  • برای اقلام مرتبط با قرارداد دوم، شماره قرارداد دوم را ثبت کرد.

در نتیجه، هنگام ارسال صورتحساب، هر قلم همراه با شماره قرارداد ثبت‌شده برای همان قلم به سامانه مودیان ارسال خواهد شد.

نکات مهم

  • ورود شماره قرارداد معامله از طریق شخص ثالث در فاکتور فروش اختیاری است.
  • اگر شماره قرارداد برای یک قلم ثبت نشود، آن قلم بدون شماره قرارداد به سامانه مودیان ارسال خواهد شد.
  • می‌توان فقط برای برخی از اقلام فاکتور شماره قرارداد ثبت کرد و سایر اقلام را بدون شماره قرارداد ارسال نمود.
  • امکان ثبت شماره قراردادهای متفاوت برای اقلام مختلف یک فاکتور وجود دارد.
  • در صورت ثبت صحیح شماره قرارداد در سپیدار، نیازی به ثبت دستی شماره قرارداد برای اقلام فاکتور در کارپوشه مودیان وجود نخواهد داشت.
  • استفاده از این قابلیت منوط به آن است که قرارداد مربوط به معامله از طریق شخص ثالث در سامانه مودیان ایجاد شده و شماره قرارداد در اختیار کاربر باشد.
  • فعال کردن این گزینه به تنهایی به معنی «حق‌العمل‌کاری» شدن فاکتور نیست و صرفاً امکان ارسال شماره قرارداد معامله از طریق شخص ثالث را فراهم می‌کند.