نسخه‌های جدید سپیدار جاری 6.2.5 و موبایل پخش سپیدار 3.1.2 منتشر شد.
مهم‌ترین تغییرات و قابلیت‌های این نسخه:
محدود کردن دسترسی کاربران به یک یا چند انبار
ارسال صورت‌حساب به سامانه مودیان با الگوی حق‌العمل‌کاری
مکان تهیه خروجی PDF از فرمت‌های چاپی در موبایل سفارش‌گیری و پخش
امکان ذخیره محلی صورت‌حساب طرف مقابل با فرمت PDF در موبایل سفارش‌گیری و پخش

راهنمای امکان «دسترسی کاربران به انبارها»

۱. این امکان چه مسئله‌ای را حل می‌کند؟

در شرکت‌هایی که چند انبار دارند، معمولاً مسئولیت انبارها بین چند کاربر یا انباردار تقسیم می‌شود. برای مثال، ممکن است یک شرکت دارای انبار مواد اولیه، انبار فنی و انبار محصول باشد و هر انبار مسئول مشخصی داشته باشد. همچنین ممکن است شرکت چند کارخانه یا شعبه داشته باشد و هر مجموعه انبارهای مستقل خود را داشته باشد.

در چنین شرایطی، معمولاً انتظار شرکت این است که هر انباردار فقط به انبارهایی دسترسی داشته باشد که مسئولیت آنها را بر عهده دارد؛ برای مثال، انباردار انبار محصول فقط بتواند اطلاعات و اسناد انبار محصول را مشاهده و ثبت کند و به اطلاعات سایر انبارها دسترسی نداشته باشد.

وضعیت قبل از ارائه این امکان

در نسخه‌های قبلی سپیدار، دسترسی کاربران به انبارها به صورت تفکیک‌شده قابل تعیین نبود. بنابراین، اگر کاربری در بخش «تعریف کاربر و حقوق و دسترسی» به فرم‌های سیستم تأمین‌کنندگان و انبار (مانند: رسید انبار، خروج انبار، برگشت رسید انبار، برگشت خروج انبار) دسترسی داشت، می‌توانست در این فرم‌ها هر یک از انبارهای تعریف‌شده در سیستم را انتخاب کرده و برای آن انبار سند ثبت کند. همچنین در گزارش‌های مرتبط با انبار (مانند مرور تعدادی، مرور مبلغی و کاردکس کالا)، اطلاعات موجودی و گردش کالا برای تمامی انبارها در دسترس کاربر قرار می‌گرفت.

این موضوع برای شرکت‌هایی که مسئولیت انبارها را بین افراد مختلف تقسیم کرده بودند، دو دغدغه اصلی ایجاد می‌کرد:

  1. جلوگیری از ثبت اشتباه در انبارهای دیگر: اگر یک کاربر مسئول انبار مشخصی باشد اما بتواند سایر انبارها را نیز انتخاب کند، ممکن است هنگام ثبت سند، به‌اشتباه انبار دیگری را انتخاب کرده و ورود یا خروج کالا را برای آن انبار ثبت کند. بنابراین شرکت‌ها نیاز داشتند بتوانند مشخص کنند هر کاربر برای کدام انبارها مجاز به ثبت سند است.
  2. جلوگیری از مشاهده اطلاعات سایر انبارها: برخی شرکت‌ها نمی‌خواستند انباردار یک انبار بتواند اطلاعات انبارهای دیگر را مشاهده کند (مانند موجودی سایر انبارها یا اطلاعات گزارش مرور تعدادی). بنابراین، نیاز شرکت‌ها این بود که دسترسی هر کاربر به انبارها بر اساس مسئولیت او تعیین شود؛ به‌گونه‌ای که کاربر فقط اطلاعات و امکانات مربوط به انبارهای مجاز خود را مشاهده و استفاده کند.

۲. امکان «دسترسی کاربران به انبارها»

از نسخه ۶.۲.۵ سپیدار امکان «دسترسی کاربران به انبارها» ارائه شده است. این امکان به مشتریانی که سیستم تأمین‌کنندگان و انبار را خریداری کرده‌اند، به‌صورت رایگان و در قالب به‌روزرسانی نسخه ارائه می‌شود. با استفاده از این امکان، می‌توان برای هر کاربر مشخص کرد که:

  • به همه انبارها دسترسی داشته باشد؛
  • فقط به یک انبار دسترسی داشته باشد؛
  • یا به چند انبار مشخص دسترسی داشته باشد.

این امکان دسترسی کاربر به انبارها را بر اساس مسئولیت او محدود می‌کند؛ بنابراین کاربر فقط در محدوده انبارهای مجاز خود می‌تواند از امکانات مرتبط با انبار استفاده کند.

۳. نحوه دسترسی به فرم

پس از به‌روزرسانی سپیدار به نسخه ۶.۲.۵ برای تعیین دسترسی کاربران به انبارها از مسیر زیر وارد فرم شوید:


منوی اصلی ← عملیات ← دسترسی کاربران به انبارها


۴. ساختار فرم «دسترسی کاربران به انبارها»

در این فرم کاربران و انبارهای موجود در سیستم به صورت خودکار نمایش داده می‌شوند:

  • فهرست کاربران: تمام کاربران فعال تعریف‌شده در سیستم نمایش داده می‌شوند. (از این فرم نمی‌توان کاربر جدید اضافه یا حذف کرد).
  • فهرست انبارها: تمام انبارهای فعال تعریف‌شده در سیستم نمایش داده می‌شوند و برای هر کاربر می‌توان مشخص کرد که به کدام یک از این انبارها دسترسی داشته باشد.

۵. وضعیت پیش‌فرض دسترسی کاربران

به صورت پیش‌فرض برای هر کاربر گزینه «همه» فعال است. فعال بودن گزینه «همه» به این معنی است که اگر کاربر در بخش «تعریف کاربر و دسترسی» مجوز استفاده از فرم‌های سیستم انبار را داشته باشد، محدودیتی از نظر انبار ندارد و می‌تواند:

  • در فرم‌های ثبت سند (رسید، خروج، برگشت‌ها)، هر یک از انبارها را انتخاب کند.
  • اسناد مربوط به تمامی انبارها را در فهرست‌های مرتبط مشاهده کند.
  • موجودی کالا را برای تمامی انبارها مشاهده کند.
  • در گزارش‌های مرور تعدادی، مرور مبلغی و کاردکس، اطلاعات همه انبارها را ببیند.

۶. نحوه محدود کردن دسترسی کاربر به یک یا چند انبار

اگر کاربر نباید به همه انبارها دسترسی داشته باشد:

  1. کاربر مورد نظر را انتخاب کنید.
  2. تیک گزینه «همه» را غیرفعال کنید.
  3. پس از غیرفعال کردن «همه»، امکان انتخاب انبارهای مشخص فعال می‌شود.
  4. یک یا چند انبار مورد نظر را انتخاب و تیک بزنید.

نکته: تا زمانی که گزینه «همه» فعال باشد، امکان انتخاب انبارهای مشخص وجود ندارد و ابتدا باید «همه» غیرفعال شود.

۷. محدودیت دسترسی در سیستم چگونه اعمال می‌شود؟

پس از تعیین انبارهای مجاز برای یک کاربر، این محدودیت در بخش‌های زیر اعمال می‌شود:

  • فرم‌های ثبت اسناد انبار: در فرم‌های رسید انبار، خروج انبار و برگشت‌ها، کاربر فقط انبارهای مجاز خود را در انتخاب‌گر انبار مشاهده می‌کند.
  • فهرست اسناد: در فهرست اسناد، اطلاعات فقط در محدوده انبارهای مجاز نمایش داده می‌شود.
  • موجودی کالا: موجودی کالا فقط برای انبارهای مجاز کاربر نشان داده می‌شود.
  • گزارش‌های انبار: در گزارش‌های مرور تعدادی، مرور مبلغی و کاردکس کالا نیز اطلاعات صرفاً در محدوده انبارهای مجاز قابل مشاهده است.

۸. تفاوت «دسترسی به فرم» و «دسترسی به انبار»

این دو دسترسی مستقل از یکدیگر عمل می‌کنند:

  1. دسترسی به فرم‌ها: در بخش «تعریف کاربر و حقوق و دسترسی» تعیین می‌شود و مشخص می‌کند آیا کاربر اساساً اجازه استفاده از فرم‌ها و امکانات سیستم انبار را دارد یا خیر.
  2. دسترسی به انبارها: در فرم «دسترسی کاربران به انبارها» تعیین می‌شود و مشخص می‌کند کاربرِ دارای دسترسی به سیستم انبار، به کدام انبارها دسترسی داشته باشد.


شرط استفاده از یک انبار: کاربر باید هم در «تعریف کاربر و دسترسی» به فرم دسترسی داشته باشد و هم آن انبار در «دسترسی کاربران به انبارها» برای او مجاز شده باشد.


۹. نکته مهم درباره نمایش همه کاربران در فرم

در این فرم تمام کاربران فعال سیستم نمایش داده می‌شوند (نه فقط کاربرانی که به سیستم انبار دسترسی دارند).

  • اگر برای کاربری مانند مسئول منابع انسانی گزینه «همه» فعال باشد، اما در حقوق دسترسی مجوزی برای سیستم انبار نداشته باشد، فعال بودن «همه» هیچ دسترسی جدیدی به انبار برای او ایجاد نمی‌کند.
  • گزینه «همه» به تنهایی مجوزی برای باز کردن فرم‌ها یا سیستم انبار نیست، بلکه صرفاً تعیین‌کننده دامنه انبارها برای کاربران مجاز است.

۱۰. یک مثال کامل

شرکتی دارای ۴ انبار (مواد اولیه، فنی، محصول، شعبه دوم) و ۳ کاربر است:

content_copyنام / نقش کاربردسترسی به انبارنتیجه و عملکرد

انباردار مواد اولیه و فنیمواد اولیه + فنیفقط اسناد، موجودی و گزارش‌های انبار مواد اولیه و فنی را می‌بیند و ثبت می‌کند.
انباردار محصولمحصولفقط به اسناد و اطلاعات انبار محصول دسترسی دارد.
مدیر مالیهمهبه اطلاعات، اسناد و گزارش‌های تمام انبارها دسترسی دارد.

جمع‌بندی

امکان «دسترسی کاربران به انبارها» به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با جلوگیری از ثبت اشتباه اسناد و تفکیک دسترسی به موجودی‌ها و گزارش‌ها، مدیریت دقیق‌تری روی انبارها داشته باشند. این قابلیت مکمل بخش «تعریف کاربر و حقوق و دسترسی» است و محدوده انبارهای مجازِ کاربران سیستم تأمین‌کنندگان و انبار را کنترل می‌کند.