این مقاله شامل سرفصل‌های زیر است:
- مقدمه‌ای بر مفهوم استقرار نرم‌افزار حسابداری
- مراحل نصب، تعریف سال مالی و کاربران در سپیدار
- بررسی ماژول‌های اصلی (فروش، انبار، دریافت و پرداخت، حقوق و دستمزد، حسابداری)
- نکات کلیدی در حفظ یکپارچگی سیستم مالی
- اصول طراحی کدینگ و کنترل ویژگی‌های حساب‌ها
- خطاهای رایج در استقرار و راهکارهای رفع آنها
- جمع‌بندی و توصیه‌های متخصصان برای شروع به‌کار موفق با سپیدار
استقرار نرم‌افزار سپیدار سیستم: از نصب تا آماده‌سازی حسابداری سازمان
نرم‌افزار سپیدار سیستم یکی از پرکاربردترین راهکارهای مالی و حسابداری برای شرکت‌های کوچک و متوسط در ایران است. فرایند استقرار سپیدار شامل مجموعه‌ای از اقدامات فنی و آموزشی است که هدف آن، آماده‌سازی نرم‌افزار برای استفاده واقعی توسط حسابداران، مدیران مالی و کاربران سازمان می‌باشد. در این مقاله، مراحل اصلی استقرار را بر اساس محتوای دوره آموزشی اولیه مرور میکنیم.
۱. شروع کار با سپیدار
پس از نصب نرم‌افزار و فعال‌سازی قفل آموزشی یا شرکتی، ورود به سیستم با نام کاربری پیش‌فرض admin و رمز عبور خالی انجام می‌شود.
در این مرحله، سیستم هنوز هیچ داده یا تنظیم اولیه‌ای ندارد (یک نرم‌افزار “خام”). از این نقطه باید مرحله‌به‌مرحله پیش‌نیازهای لازم برای استفاده از ماژول‌ها تنظیم گردد.
ماژول‌های اصلی سیستم
سپیدار از چند ماژول یا سیستم فرعی تشکیل شده است:
- مشتریان و فروش
- انبار
- تولید
- دریافت و پرداخت
- حقوق و دستمزد
- حسابداری مرکزی
در شرکت‌های ایرانی معمولاً پنج ماژول اول بیشترین استفاده را دارند. هر ماژول وظیفه ثبت رویدادهای عملیاتی مربوط به خود را دارد و پس از ثبت، اطلاعات مالی آن در ماژول حسابداری ثبت و تجمیع می‌شود.
۲. مفهوم یکپارچگی سیستم مالی
یکی از اصول بنیادین سپیدار یکپارچگی است؛ یعنی تمام ماژول‌ها به هسته مرکزی حسابداری متصل هستند.
به عنوان نمونه:
- صدور فاکتور فروش باعث ثبت رویداد مالی در حسابداری می‌شود.
- پرداخت یا دریافت وجه، ثبت سند حسابداری متناظر دارد.
- محاسبه حقوق و مزایا نیز سند حسابداری خود را به سیستم مرکزی ارسال می‌کند.
نکته مهم آن است که ارتباط ماژول‌ها یک‌طرفه است: ثبت عملیات در بخش فروش روی حسابداری اثر دارد، اما برعکس آن ممکن نیست. بنابراین کاربران باید همواره عملیات را از طریق فرم‌های خود هر ماژول انجام دهند، نه ثبت دستی سند در حسابداری. انجام اشتباه این کار باعث مغایرت بین گردش حساب‌ها، انبار یا چک‌ها می‌شود.
۳. تعریف سال مالی
در حسابداری، برای گزارش‌گیری از عملکرد شرکت، عمر فعالیت به بازه‌های یک‌ساله تقسیم می‌شود که «سال مالی» نام دارد.
در ایران معمولاً سال مالی از ۱ فروردین تا ۲۹ اسفند تعیین می‌شود، اما شرکت‌ها می‌توانند دوره متفاوتی تعریف کنند (مثلاً ۱/۷ تا ۳۱/۶).
نکات کلیدی در تعریف سال مالی در سپیدار
- مسیر تعریف: تنظیمات ← عملیات ← سال مالی جدید
- امکان ایجاد چند سال مالی (مثلاً ۱۴۰۳ و ۱۴۰۴) وجود دارد.
- اگر قصد دارید اسناد سال قبل را وارد کنید، باید همان سال را ابتدا تعریف کنید.
- مدت سال مالی نمی‌تواند بیش از ۳۶۵ یا کمتر از چند ماه باشد مگر در سال تاسیس یا انحلال.
با تعریف سال مالی جدید، پایه نرم‌افزار برای ورود اطلاعات و اسناد باز می‌شود.
۴. تعریف کاربران و سطوح دسترسی
پس از تعیین سال مالی، باید کاربران نرم‌افزار و سطح دسترسی آنها تعریف شوند. در سپیدار، حتی نسخه تک‌کاربره نیز می‌تواند چند کاربر با دسترسی محدود داشته باشد.
مشخصات کاربر
- نام ورود (Login name)
- رمز عبور
- نقش کاری و مجوز دسترسی در هر ماژول
کاربر پیش‌فرض سرپرست (Admin) تمامی دسترسی‌ها را دارد.
در تب «نمایش سیستم‌ها و دسترسی‌ها» می‌توان با باز کردن هر ماژول (مثلاً فروش) مشخص کرد کاربر مجاز به ایجاد، ویرایش یا حذف هر فرم باشد یا خیر.
دسترسی‌ها را می‌توان:
- موردی (تک فرم)
- شاخه‌ای (کل مجموعه فرم‌ها)
- کپی از کاربر دیگر
تنظیم کرد.
۵. تهیه نسخه پشتیبان (Backup)
پیش از شروع عملیات واقعی، لازم است از نرم‌افزار یک نسخه پشتیبان خام تهیه شود تا در صورت نیاز بتوان سیستم را به حالت اولیه برگرداند:
مسیر: تنظیمات ← پشتیبان‌گیری
این فایل بکاپ وضعیت کامل سیستم را در زمان تهیه ذخیره می‌کند.
۶. تعریف کدینگ حساب‌ها
کدینگ یا درختواره حساب‌ها، زبان مشترک حسابداری سازمان است. وظیفه آن ایجاد نظم در ثبت رویدادهای مالی است.
ساختار سطوح حساب در سپیدار
- گروه
- کل
- معین (سطح عملیاتی)
- تفصیلی (دلخواه)
ثبت اسناد در سطح معین و تفصیلی انجام می‌شود. برای مثال:
content_copy text۱۱ موجودی نقد و بانک ۱۱۰۱ بانک ملت ۱۱۰۲ بانک ملی ۱۱۰۳ صندوق دفتر مرکزی
سپیدار تا سطح چهارم (تفصیلی) از ساختار حساب پشتیبانی می‌کند و چهار نوع کدینگ پیش‌فرض دارد: بازرگانی، خدماتی، تولیدی و پیمانکاری. کاربر می‌تواند از این ساختار استفاده کرده یا درختواره جدیدی طراحی کند.
۷. اصول پایه رویداد مالی
هر رویداد مالی باید یکی از اجزای معادله حسابداری (دارایی، بدهی، حقوق مالکانه، درآمد یا هزینه) را تغییر دهد. قواعد پایه:
- افزایش دارایی یا هزینه → بدهکار
- افزایش بدهی یا سرمایه → بستانکار
- کاهش دارایی یا هزینه → بستانکار
- کاهش بدهی یا سرمایه → بدهکار
دانستن این اصول برای ثبت صحیح اسناد حسابداری در سپیدار الزامی است.
۸. نکات پایانی استقرار
- همیشه پس از تعریف ساختارهای اولیه، پشتیبان خام تهیه کنید.
- در صورت نیاز به تغییر کدینگ یا تنظیمات اساسی، از بکاپ اولیه استفاده کنید.
- عملیات را تنها از مسیر ماژول تخصصی انجام دهید.
- پس از پایان هر مرحله (سال مالی، افزودن کاربر، تعریف حساب‌ها) سیستم را تست کنید تا صحت ارتباط ماژول‌ها حفظ شود.
نام کاربریتون ادمینه کلمه عبورتون خالی اون عددهای رو کارت و اینا هیچ کدوم رو نباید موقعی ورود به نرم افزار بزنید. اونها کد مشتری شماست برای باشگاه مشتریان که اونایی که نصب کردن میدونن. به هر حال نصبتون که تموم شد اینجا شما با ادمین فقط وارد نرم افزار میشید.
سپیداری که با هم شروع به کار داریم میکنیم امروز یک نرم افزار خام خام هست یعنی انگار شما همین الان نرم افزار رو نصب کردید و پله پله با هم از ابتدا شروع میکنیم و بحث رو پیش میبریم. یکی دو تا نکته رو هم بهتون بگم این جلسه و جلسه بعدمون رو که تموم کنیم من تو گروه تلگرامی براتون یه پروژه عملی میذارم که شما رو قفل های آموزشییتون روی اون کار کنید. از یه سناریو یا پروژه رو تو کلاس با هم میزنیم و جلو میبریم. دومی رو من تو گروهتون میذارم شما خودتون تمرین میکنید. سومی و چهارمی و پنجمیش اونهایی که کتاب رایان کار مالی سپیدار رو دارن بعضی ها رو بسته هاشون هست اونجا انتخاب کرده باشید پایان اون کتاب سه تا سناریوی دیگه هم داره که میتونید اونها رو هم برای خودتون ثبت کنید.
ساختار و ماژول‌های نرم‌افزار سپیدار
همونطور که میبینید سیستم ها یا ماژول های مختلفی در نرم افزار سپیدار وجود داره. ۶ هفت تا رو اینجا دارید ملاحظه میکنید چند تا دیگه هم هستن که رو قفل های آموزشی وجود نداره. به اینها به حد کدوم از اینها یک ماژول گفته میشه یک سیستم گفته میشه. سیستم مشتریان و فروش یا ماژول مشتری، سیستم انبار، سیستم تولید، فرست (حقوق و دستمزد).
از بین همه این ماژول ها کاری که ما قراره تو این نه جلسه انجام بدیم به جز بخش اول که بخش پیش نیازها و اطلاعات اولیه سیستم هست که بسیار هم اهمیت داره سیستم ها رو اگر بخوام دسته بندی کنم ماژول هایی که مورد بررسی قرار میگیرن دریافت و پرداخت، تمرین کنندگان (حقوق و دستمزد)، انبار، مشتریان و فروش، حق دستمزد و حسابداری است. این سرفصل مطالبی است که طی این نه جلسه بررسی خواهیم کرد. پنج تا ماژول اصلی رو اینها میگن. سیستم هایی که در ۹۰ درصد سپیدار های شرکت ها وجود دارند و نیاز هست که شما اونها رو بدونید.
امروز سعی میکنیم پیش نیازها رو جمع کنیم و هر اون چیزی که لازمه در نرم افزار تعریف کنیم برای شروع کار و کار با ماژول ها رو سعی میکنیم امروز تموم کنیم نشد چند دقیقه ای از جلسه بعدمون رو هم درگیر این موضوع خواهیم بود و ترتیب آموزش ماژول ها به این طریق است.
یکپارچگی سیستم مالی
اولین بحثی که با هم آغاز خواهیم کرد یکپارچگی سیستم مالی است. شاید شنیده باشید میگن نرم افزار مهک یک پارچه است نرم افزار یک پارچه مالی سپیدار.
مفهوم یکپارچگی
یک پارچگی سیستم یعنی ارتباط همه ماژول ها یا بخش های مختلف نرم افزار به یک سیستم یا هسته مرکزی.
گفتیم سپیدار ماژول فروش داره، انبار، تولید، دریافت پرداخت، حقوق پیمانکاری، دارای ثابت و و و. یک پارچگی یعنی هر کاری که تو ماژول فروش انجام بدم، رویداد مالی که تو مشتریان فروش ثبت کنم تاثیرشو توی جایی بذاره که بتونم گزارش بگیرم. تامین کنندگان و انبار اگر یک خرید کالا ثبت میکنم رویداد مالیش رو که ثبت کرد تاثیرشو تو یک سیستم مرکزی بذاره. حقوق دستمزد محاسبه حقوق انجام میدم سندش میخوره و و.
یعنی چی؟ پس همه ماژول ها رو که فهمیدیم چیه، سیستم های مختلف اون سیستم مرکزی هسته اصلیه ماژول حسابداری است.
یعنی من در سیستم مشتریان و فروش یک فاکتور صادر میکنم. زمانی که برای این فاکتور سند حسابداری صادر میکنیم تاثیرشو در حسابداری میبینی تو مرور حساب، گزارش تراز، گزارش دفاتر و سایر گزارشات. زمانی که در دریافت و پرداخت یک وصول چک انجام میدم به محض اینکه سند حسابداری رو صادر کنم تاثیرشو میبینم. اطلاعات از همه بخش های نرم افزار داره تو حسابداری جمع میشه تا بتونی گزارش مالی تهیه کنی، گزارش مدیریتی تهیه کنی و سایر آیتم. به این میگن یکپارچگی، همه دارن کارشون رو انجام میدن تاثیرشون رو هم روی این هسته مرکزی دارن میذارن.
نکات کلیدی در مورد یکپارچگی
دو تا نکته رو در این مورد اشاره کنیم و بگذریم از این مفهوم:
- ارتباط متمرکز با حسابداری: این ارتباط بین همه ماژول ها با هم برقرار نیست. به این مفهوم نیست که همه سیستم ها با هم در ارتباط هستند. همه سیستم ها با حسابداری در ارتباط. شما نمیتونید بگید کل بخش انبار به کل بخش فروش مرتبط. پس این مفهوم یکپارچگی نیست. همه به یه مرجع، به یه هسته اصلی و مرکزی وصلند. این یه نکته.
- ارتباط یک طرفه: این ارتباط یک طرفه است. شما توی سیستم مورد نظر که کارتو انجام بدی تاثیرتو تو حسابداری میبینی. اگر این وصول چک رو به جای اینکه بری تو ماژول خودش چک رو انتخاب کنی، وصول رو بزنی و سند صادر بشه، برید توی حسابداری سند باز کنی بگی موجودی بانک هم بدهکار هم بستانکار. اینجا تو حسابداری اثر میذاره چون سند زدی. اما این فلش ها رو میبینی برعکس نیست. نمیره تو دریافت پرداخت تو گزارش چک ها به شما دیتاهایی نشون بده.
توافق اول: برای هر فرایندی که وجود دارد، حتماً از همان بخش عملیات انجام شود. نری تو حسابداری سند دستی بزنی که گردش بانک زیاد بوده حوصله نداری میخوای میانبر بزنی یه سند دستی باز کنی و ۱۰ تا دریافت پرداخت تو بچینی. این میشه توافق اول ما که بعداً توی ماژول ها، سیستم ها و حسابداریتون دچار مغایرت نشید.
تعریف سال مالی
مفهوم بعدی کار ما در نرم افزار هم شروع میکنه تعریف سال مالی است.
زمانی که یک شرکتی رو تاسیس میکنید یک بنگاه اقتصادی رو راه میندازیم فرض بر تداوم فعالیت است. تداوم فعالیت یعنی شرکت رو ایجاد نمیکنیم که سه سال دیگه ببندیم که پنج سال دیگه ببندیم. قرار به ادامه فعالیت هست مگر اینکه اتفاقی بیفته.
حالا شما برای این فعالیت طولانی مدت ۴۰ ۵۰ سال ۲۰۰ ساله برای اینکه بتونید وضعیت شرکت رو و مجموعه رو مشخص کنید برای کیا؟ برای استفاده کنندگان از صورت های مالی.
استفاده کننده یعنی کی؟
- درون سازمانی: مدیریت (میخواد بدونه چقدر سود کردیم)، مالیات (میخواد مالیاتشو بگیره)، بیمه (میخواد بدونه هزینه ها چی بوده مشغوله بیمه کنه).
- برون سازمانی: بانک (میخواد وام بده، میخواد ببینه چقدر قدرت پرداخت بدهی داری و نسبت های حسابداریت به چه شکله)، سرمایه گذار بالقوه (میخواد ببینه بیاد تو شرکت شما یا نه). هیئت مدیره (میخواد ببینه عملکرد تیم مدیریت به چه شکل بوده).
پس ما باید بازه های کوتاه تری نسبت به عمر فعالیت شرکت رو در نظر بگیریم که طی اون گزارشات مالی بدیم که به این میگن سال مالی. تقسیم عمر شرکت به بازه های یکسانه.
شروع و پایان سال مالی
حالا شروع و پایان این یک سال عمدتاً تو کشور ما از یک یک هست تا ۲۹ ۱۲. بعضی شرکت ها یک ۷ شروع میکنن تا ۳۱ ۶. بعضی شرکت ها منطبق بر سال میلادی این سالشون رو تعریف میکنن. مثلا شرکت های حسابرسی هیچ کدومشون ۲۹ ۱۲ پایان سال مالی نمیزنن چون اوج کارشون تو تابستونی است که میخوان حسابرسی کنن و اینو میذارن پایانشو میذارن مثلا ۳۰ ۶. ۳۷ که تو پیک کارشون نباشه اونجا به هر حال باید این یک سال باشه. کجا تعیین میشه این تو اساسنامه شرکت ها تعیین میکنن که آقا شروع و پایان سال مالی ما از این تاریخ تا این تاریخ.
بررسی امکانات دوره مالی
سوال ۱: آیا امکان دارد دوره مالی کمتر از یک سال باشد؟
بله امکان داره که یک دوره مالی شما کمتر از یک سال باشه.
- در سال تاسیس: فرض کن شرکتی رو ثبت کردیم که یک یک تا ۲۹ ۱۲ است. سال تاسیس شما سال مالی کمتر از یک ساله وسط سال شروع کردی تا پایان اون سال. پس یه جاهایی از ابتدا برج ۵ شروع کردیم فعالیتمون رو تا آخر برج ۱۲.
- در انحلال: یه وقتایی هم شرکت منحله میشه در تاریخ فلان شرکت رو منحله میکنیم وسط سال. پس هم تو تاسیس در ابتدای کار و هم در انتهای فعالیت ممکنه این ساله کمتر از یک سال باشه.
سوال ۲: آیا میتونیم یه سال مالی رو بیشتر از یک سال تعریف کنیم؟
پاسخ این سوال منفی است. بیشتر از ۳۶۵ و ۶ نمیتونید تعریف کنید.
مراحل تعریف سال مالی جدید
برای تعریف سال مالی از قسمت تنظیمات بخش عملیات > سال مالی جدید اقدام میکنیم.
نکته: جوری مسیرها را بنویسید: تنظیمات > عملیات > سال مالی جدید.
ساختار منوهای سپیدار: همه منوی سپیدار دو تا بخش دارن: عملیات و فهرست.
- عملیات: جایی که کار جدید انجام میدم (کاربر جدید، سال مالی جدید).
- فهرست: جایی که چیزهایی ثبت شده رو میتونی ببینی (کاربران، سال های مالی). پس وقتی میخوام چیز جدیدی رو ایجاد کنم از تو عملیات میام.
مراحل:
- مسیر: تنظیمات > عملیات > سال مالی جدید.
- عنوان سال: فرض میکنیم ما شرکتی هستیم که از سنوات گذشته در حال فعالیت هستیم و از ابتدای سال ۴۰۳ میخوام سپیدار رو راه بندازم. عنوان سالتون رو یه عدد وارد کنید (مثلاً ۴۰۳). دقیقاً همون ساله رو به صورت عددی اینجا وارد کنید.
- تذکر: در کادر عنوان دو (که برای پشتیبانی از چند زبان است)، چیزی ننویسید. ما با دو زبانگی کار نداریم.
- تاریخ شروع و خاتمه: تاریخ شروع را یک یک و تاریخ خاتمه را ۲۹ ۱۲ (یا هر تاریخی که بر اساس اساسنامه است) وارد میکنیم. نرم‌افزار اجازه می‌دهد که سال تاسیس کمتر از یک سال باشد.
- ذخیره: پس از وارد کردن تاریخ شروع و پایان، ذخیره میکنیم.
نکته مهم پیش از تایید: زمانی که اولین سال مالی مون رو داریم ایجاد میکنیم، مطمئن باشید که دیگه سالهای قبل از اون رو نمیخواید تو سپیدار بیارید. از شخص تصمیم گیرنده این تایید رو میگیرید: "آقا سندها از کی بیاریم تو سپیدار؟" اگر قراره ۴۰۲ رو هم بیارید اولین سالی که اینجا تعریف کنید باید ۴۰۲ باشد. اگر الان ۴۰۳ را تایید کنم، دیگر نرم‌افزار به قبل از تاریخ ۴۰۳ اجازه ایجاد سال مالی نخواهد داد.
پس سال ۴۰۳ ایجاد شد. همین جا من یه دونه جدید میزنم سال ۴۰۴ هم رو هم تعریف میکنم. شروع و خاتمه سال بعد به صورت خودکار پر می‌شود.
در فهرست سال های مالی هر دو تا سال تعریف شده قابل مشاهده و انجام عملیات هستند.
نکات تکمیلی در مورد سال مالی
- کار تحت شبکه: سپیدار رو شما میتونید تحت شبکه استفاده کنید (یه سرور و چند کلاینت).
- تغییر سال مالی: شما از پایین صفحه میتوانید سال مالی جاری را عوض کنید (مثلاً بین ۴۰۳ و ۴۰۴ سوییچ کنید). هیچ محدودیتی وجود ندارد که چند نفر همزمان در سالهای مالی مختلف کار کنند (مثلاً ۵ نفر در ۴۰۳ و یک نفر در ۴۰۴ کار جاری انجام دهند).
- بستن سال مالی: لازم نیست ۴۰۳ همه کارهاتو بکنی و نرم افزار رو ببندی اختتامی بزنی تا ۴۰۴ کارتهات انجام بدید. میتونی فعلاً باز باشه و در سال مالی بعد کارهاتون رو انجام بدید (که مفصل این موارد در سیستم حسابداری عنوان خواهد شد).
اطلاعات شرکت‌ها (دفاتر) در سپیدار
سپیدار واقعی برخلاف آموزشی ها زمان ورود دو تا دیتابیس کاملاً مستقل از هم بهتون میده. یعنی اصلاً سپیدار یه دونه که میخرید اینجوری در واقع دو تا شرکت رو میتونید توش بکنید. هیچ ربطی هم این دو تا به هم ندارند. الان اینجا شرکت رو که من باز کنم یه دونه به هم نشون میده. شما تو سپیدار اصلی دو تا شرکت میبینید. حتی میتونید به اون شرکت های دیگه ای هم خریداری کنید و اضافه کنید. به طور پیش فرض دو دفتر هستش سپیدار که اطلاعاتشون هیچ اتصال و ارتباطی با هم ندارند.
تعریف کاربر و سطوح دسترسی
مفهوم بعدی تعریف کاربر هست. تعریف کاربر یعنی تعیین اشخاص با سطح دسترسی مورد نظر برای استفاده از نرم افزار.
استقلال تعریف کاربر از تعداد سیستم
قبل از تعریف کاربر یه ابهامی تو ذهنتون رفع کنم. برای اینکه کاربر تعریف کنی لازم نیست کل بخر یعنی بگی من میخوام همزمان پنج نفری کار کنن. اون که داشتی عالیه. یه دونه سپیدار هم داشته باشی تک کاربر یعنی رو یک سیستم. میتونی پنج تا کاربر براش تعریف کنی. منتها در آن واحد خب یه نفر میتونه واردش بشه دیگه.
مثلاً خانم امانی کار فروش رو انجام میدم با کاربری خودشون وارد میشن کار فروش رو انجام میدن. رو همون سیستم مدیره میشینه شب به شب دریافت پرداخت هاشو خودش میزنه. یه کاربری در فرع مثلا پسرش میزنه برای پسرش دریافت پرداخت میزنه. ادمین هم دست خود کارفرما است.
تعریف کاربر به اینکه سپیدار رو چند تا سیستم متفاوت نصب کردی هیچ ربطی نداره. شما تک کاربر باش پنج تا کاربری ایجاد کن. هر کس نشست پشت کامپیوتر صبح زودتر اومد سر کار برنده میشه و میشینه با یوزر پس خودش وارد نرم افزار میشه.
کاربر عادی در مقابل سرپرست
- کاربر عادی: سطح دسترسی محدودی دارد و هر روز با سطح دسترسی خودش کار می‌کند.
- مدیر مالی (مثلاً): ۱۰ روز یه بار سر میزنه، میاد میشینه با کاربری ادمین (سرپرست) کارشو میکنه.
پیش‌نیاز تعریف کاربر: تنظیمات اصلی
یه بخشی داریم تنظیمات (بالای ۱۰ دفعه تا پایان دوره وارد این بخش میشیم). تنظیمات چهارچوب اصلی نرم افزار است که در مورد سیستم های مختلف (پیمانکاری، دارای ثابت، انبار، حقوق، تولید) یک تب مختص خودش دارد که بسیار با اهمیت است. مثلاً در قسمت شرکتش اطلاعات شرکت را وارد میکنیم.
فعلاً بریم سراغ تعریف کاربرمان. مسیر: تنظیمات > کاربر جدید.
کاربر پیش فرض: ادمین (سرپرست)
موقع ورود به سپیدار اول جلسه بهتون نشون دادم ادمین و بدون رمز شما وارد نرم افزار میشید. ادمین سرپرسته.
- نام کاربر: سرپرست.
- دسترسی: پول دسترسی (یعنی نمیتونی دسترسی را هم محدود کنی). یک کاربری است که تمام بخش های سیستم رو دسترسی دارد.
- رمز عبور: در بخش تغییر کلمه عبور میتوانید برایش رمز بگذارید. اگر رمز بگذارید موقع ورود باید رمزش را بزنید.
ما داریم به جز سرپرست را تعریف میکنیم.
مراحل تعریف کاربر جدید
- مسیر: تنظیمات > کاربر جدید.
- نام و نام خانوادگی: مثلاً میزنیم خانم فاطمه هوشیار.
- نام کاربری: این فیلد تعیین می‌کند موقع ورود به نرم افزار چه چیزی را وارد کند تا بتواند وارد شود (به جای ادمین). مثلاً اگر می‌خواهیم با نام کاربری "فاطمه" وارد شود، اینجا "فاطمه" را می‌نویسیم.
- کلمه عبور: پیشنهاد هست (می‌تواند خالی باشد، مگر اینکه ادمین رمز داشته باشد یا سیاست امنیتی شرکت ایجاب کند).
تنظیم و مدیریت دسترسی‌ها
پس از تعریف کاربر، باید سطوح دسترسی او را مشخص کنیم.
نمایش سیستم‌ها و دسترسی‌ها
در بخش دسترسی‌ها، همه سیستم‌های سپیدار و نقش‌های نرم‌افزاری نمایش داده می‌شوند.
- ماژول‌هایی که خریداری نشده‌اند (مانند پیمانکاری یا تولید) قابل مشاهده نیستند.
- با کلیک بر علامت مثبت (+) کنار هر ماژول (مانند مشتریان و فروش)، فرم‌های آن زیرمجموعه نمایش داده می‌شوند (مثلاً فاکتور فروش که شامل امکاناتی چون فاکتور جدید، ویرایش، و ابطال است).
- با باز کردن هر فرم، کارهایی که کاربر مجاز به انجام آن است مشخص می‌شود (مثلاً در فرم "فاکتور جدید"، دسترسی به ایجاد سند جدید وجود دارد).
روش‌های فعال/غیرفعال کردن دسترسی‌ها
دسترسی‌ها با رنگ‌های زیر مشخص می‌شوند:
- سبز: فعال
- قرمز: غیرفعال
فعال/غیرفعال کردن دسترسی‌ها به سه شکل است:
- موردی (تک دسترسی):
- دبل کلیک روی دسترسی مورد نظر (مثلاً فقط "فاکتور جدید").
- یا کلیک راست و انتخاب «فعال شوند / غیرفعال شوند».
- شاخه‌ای (دسترسی گروهی):
- کلیک راست روی یک سرشاخه (مثلاً کل دسترسی‌های مرتبط با "فاکتور برگردان فروش").
- انتخاب فعال یا غیرفعال کردن همه زیرشاخه‌های آن دسترسی در یک مرحله.
- کلی (تمام نرم‌افزار):
- استفاده از دکمه‌های پایین فرم برای فعال یا غیرفعال کردن تمام فرم‌های نرم‌افزار برای آن کاربر (که معمولاً فقط برای ادمین استفاده می‌شود).
توجه: برای کاربر جدید، همه دسترسی‌ها در ابتدا قرمز (غیرفعال) هستند و باید به صورت دستی فعال شوند.
دیدگاه خود را بنویسید