مهم‌ترین تغییرات و قابلیت‌های این نسخه‌ها به شرح زیر است:
1. *مدیریت دسترسی کاربران: امکان تعیین دسترسی به اسناد فروش و پخش بر اساس کاربر ثبت‌کننده
2. کنترل موجودی کالا: امکان کنترل موجودی کالا به تفکیک تاریخ
3. خدمات سامانه مودیان: امکان دریافت کلیدهای خصوصی، عمومی و CSR برای اشخاص حقیقی
4. مدیریت تسویه فاکتورها: امکان تعیین تاریخ تسویه برای فاکتور فروش و نمایش هشدار در زمان سررسید
5. اتصال به کارتخوان: امکان چاپ و تسویه با کارت بانکی روی کارتخوان‌های AMP 8200 Pro، Sunyard i80 و SmartPeak P3000
6. پرداخت حقوق: اضافه شدن بانک صنعت و معدن به فهرست بانک‌های دیسکت پرداخت حقوق
7. مدیریت پورسانت: امکان تعریف پورسانت به تفکیک ردیابی
8. یادآوری چک‌های پرداختنی: امکان یادآوری چک‌های پرداختنی تا زمان وصول
9. مدیریت نوع فروش: غیرفعال‌سازی نوع‌های فروش دارای گردش
10. مدیریت پورسانت‌ها: غیرفعال‌سازی پورسانت‌های دارای محاسبه
11. عملیات پایان سال: امکان بررسی مغایرت‌های انبار در عملیات پایان سال
راهنمای امکان دسترسی کاربران به اسناد فروش و پخش
۱. این امکان چه مسئله‌ای را حل می‌کند؟
در شرکت‌هایی که چند کاربر در بخش فروش یا پخش فعالیت می‌کنند، ممکن است شرکت بخواهد اطلاعات و اسناد ثبت‌شده توسط هر کاربر از سایر کاربران تفکیک شود.
برای مثال، در شرکتی که چند کارشناس فروش دارد، ممکن است هر کارشناس مسئول گروهی از مشتریان باشد و مدیریت بخواهد هر کارشناس فقط اسناد فروش ثبت‌شده توسط خودش را مشاهده کند و به اسناد سایر کارشناسان دسترسی نداشته باشد.
در مقابل، ممکن است سرپرست فروش یا مدیر مالی لازم باشد اسناد ثبت‌شده توسط همه کاربران را مشاهده کند و در صورت داشتن حقوق دسترسی، آن‌ها را ویرایش یا حذف کند.
با استفاده از امکان »دسترسی کاربران به اسناد فروش و پخش« می‌توان مشخص کرد هر کاربر به اسناد ثبت‌شده توسط چه کاربرانی دسترسی داشته باشد.
۲. امکان «دسترسی کاربران به اسناد فروش و پخش«
در این فرم می‌توان دسترسی هر کاربر به اسناد فروش و پخش را در سه سطح تعیین کرد:
- اسناد خودش: فقط اسناد ثبت‌شده توسط همان کاربر
- کاربران موردنظر: اسناد ثبت‌شده توسط کاربران انتخاب‌شده
- همه کاربران: اسناد ثبت‌شده توسط تمام کاربران
این محدودیت بر اساس کاربر ثبت‌کننده سند اعمال می‌شود.
برای مثال، اگر کاربر ۱ یک فاکتور را ثبت کرده باشد و کاربر ۲ بعداً آن را ویرایش کند، این فاکتور همچنان سند ثبت‌شده توسط کاربر ۱ محسوب می‌شود و دسترسی به آن بر اساس دسترسی تعیین‌شده برای کاربر ۱ کنترل خواهد شد.
این امکان فقط محدوده مشاهده اسناد را تعیین نمی‌کند؛ در بخش‌هایی که امکان ویرایش یا حذف سند وجود دارد نیز دسترسی کاربر کنترل می‌شود. البته انجام ویرایش، حذف و سایر عملیات منوط به داشتن حقوق دسترسی مربوط به آن عملیات در بخش «تعریف کاربر و حقوق و دسترسی» است.
۳. نحوه دسترسی به فرم
برای تعیین دسترسی کاربران به اسناد، از مسیر زیر وارد فرم شوید:
منوی اصلی ← تنظیمات ← عملیات ← دسترسی کاربران به اسناد فروش و پخش
۴. ساختار فرم
در این فرم:
- کاربران فعال سیستم در ردیف‌های فرم نمایش داده می‌شوند.
- کاربران سیستم در ستون‌ها قرار دارند.
- برای هر کاربر می‌توان مشخص کرد به اسناد ثبت‌شده توسط کدام کاربران دسترسی داشته باشد.
- گزینه » همه«امکان دسترسی به اسناد ثبت‌شده توسط همه کاربران را فراهم می‌کند.
- کاربر ادمین به همه اسناد دسترسی دارد و در فهرست کاربران قابل تنظیم نمایش داده نمی‌شود.
در این فرم امکان تعریف یا حذف کاربر وجود ندارد و فهرست کاربران بر اساس کاربران سیستم تشکیل می‌شود.
۵. وضعیت پیش‌فرض و تغییر دسترسی
به‌صورت پیش‌فرض، دسترسی هر کاربر روی »همه«قرار دارد. بنابراین تا زمانی که دسترسی کاربر محدود نشده باشد، می‌تواند اسناد کاربران مختلف را مشاهده کند؛ البته به شرطی که در «تعریف کاربر و حقوق و دسترسی» به فرم مربوطه دسترسی داشته باشد.
برای محدود کردن دسترسی:
- کاربر موردنظر را انتخاب کنید.
- گزینه »همه« را غیرفعال کنید.
- کاربران موردنظر را انتخاب کنید.
ستون مربوط به خود کاربر همیشه فعال است و نمی‌توان دسترسی او به اسناد ثبت‌شده توسط خودش را غیرفعال کرد.
کاربران جدید و غیرفعال
- با تعریف کاربر جدید، کاربر به‌صورت خودکار به فرم اضافه شده و دسترسی او روی »همه«قرار می‌گیرد.
- اگر کاربری غیرفعال و بعداً مجدداً فعال شود، دسترسی‌های قبلی او حفظ می‌شود.
پس از هرگونه تغییر دسترسی، کاربر موردنظر باید یک‌بار از سیستم خارج و مجدداً وارد شود تا دسترسی جدید برای او اعمال شود.
۶. محدودیت دسترسی در کدام اسناد اعمال می‌شود؟
این محدودیت در اسناد زیر اعمال می‌شود:
مشتریان و فروش
- پیش‌فاکتور
- فاکتور فروش
- فاکتور برگشت فروش
سفارش‌گیری و پخش
- درخواست فروش
- درخواست برگشت فروش
بنابراین اگر دسترسی کاربری فقط به اسناد خودش محدود شده باشد، در این فرم‌ها فقط اسناد ثبت‌شده توسط خودش را مشاهده می‌کند.
۷. محدودیت دسترسی در گزارش‌ها
در گزارش‌های مرتبط با فروش و پخش نیز اطلاعات اسناد مطابق دسترسی کاربر نمایش داده می‌شود.
مرور فروش
در بخش‌های مرتبط با اسناد، اطلاعات فقط برای اسنادی نمایش داده می‌شود که کاربر به آن‌ها دسترسی دارد.
برای مثال، اگر یک کارشناس فروش فقط به اسناد خودش دسترسی داشته باشد، در مرور فروش نیز فقط اطلاعات فروش ثبت‌شده توسط خودش را مشاهده می‌کند.
مرور پورسانت
در تب‌های فاکتور و اقلام فاکتور، اطلاعات مطابق دسترسی کاربر نمایش داده می‌شود.
مرور سفارش‌گیری و پخش
اطلاعات مرتبط با درخواست‌های فروش، اسناد فروش و اقلام مربوط به آن‌ها مطابق دسترسی کاربر نمایش داده می‌شود.
۸. دسترسی در سایر فرم‌های مرتبط
محدودیت این امکان فقط مربوط به اسناد فروش و پخش است و دسترسی کاربر به سایر فرم‌ها و اطلاعات سیستم را تغییر نمی‌دهد.
در برخی فرم‌ها و گزارش‌های دیگر که اسناد فروش یا پخش را نمایش می‌دهند، امکان فیلتر کردن اطلاعات وجود ندارد. در این موارد، اطلاعات ممکن است در فهرست نمایش داده شود، اما هنگام مشاهده یا ویرایش سند، دسترسی کاربر به آن سند کنترل می‌شود.
بنابراین مشاهده یک سند در چنین فهرست‌هایی لزوماً به معنی داشتن دسترسی کاربر به آن سند نیست.
۹. تفاوت «دسترسی به فرم» و «دسترسی به اسناد«
دسترسی به فرم و دسترسی به اسناد دو موضوع مستقل هستند.
دسترسی به فرم در بخش «تعریف کاربر و حقوق و دسترسی» تعیین می‌شود و مشخص می‌کند کاربر اجازه استفاده از فرم مربوطه را دارد یا خیر.
دسترسی به اسناد در فرم «دسترسی کاربران به اسناد فروش و پخش» تعیین می‌شود و مشخص می‌کند کاربرِ دارای دسترسی به فرم، اسناد ثبت‌شده توسط کدام کاربران را می‌تواند مشاهده کند.
بنابراین برای مشاهده یک سند، کاربر باید:
- به فرم مربوطه دسترسی داشته باشد.
- به اسناد ثبت‌شده توسط کاربر موردنظر نیز دسترسی داشته باشد.
برای ویرایش، حذف یا انجام سایر عملیات نیز داشتن حقوق مربوط به همان عملیات در «تعریف کاربر و حقوق و دسترسی» الزامی است.
۱۰. یک مثال کاربردی
فرض کنید یک شرکت سه کارشناس فروش، یک سرپرست فروش و یک مدیر مالی دارد.
کارشناس فروش ۱ فقط مسئول مشتریان خود است و نباید اطلاعات فروش سایر کارشناسان را مشاهده کند.
برای او دسترسی را فقط روی »اسناد خودش« قرار می‌دهیم.
در نتیجه، وقتی وارد سیستم می‌شود:
- فقط پیش‌فاکتورهای ثبت‌شده توسط خودش را می‌بیند.
- فقط فاکتورهای فروش ثبت‌شده توسط خودش را می‌بیند.
- فقط فاکتورهای برگشت فروش ثبت‌شده توسط خودش را می‌بیند.
- اطلاعات مربوط به اسناد سایر کارشناسان در بخش‌های تحت تأثیر این محدودیت برای او نمایش داده نمی‌شود.
سرپرست فروش باید بتواند عملکرد چند کارشناس را بررسی کند. بنابراین دسترسی او را برای مثال روی کارشناس فروش ۱، کارشناس فروش ۲ و کارشناس فروش ۳ قرار می‌دهیم.
در این حالت، سرپرست فروش اسناد ثبت‌شده توسط این سه کارشناس را مشاهده می‌کند، اما لزوماً به اسناد سایر کاربران دسترسی ندارد.
مدیر مالی باید به اسناد فروش همه کاربران دسترسی داشته باشد. بنابراین گزینه» همه« برای او فعال می‌شود.
در نتیجه، هر کاربر فقط اطلاعاتی را می‌بیند که متناسب با مسئولیت و سطح دسترسی تعیین‌شده برای اوست.
امکان »دسترسی کاربران به اسناد فروش و پخش « برای کنترل دسترسی کاربران به اسناد فروش و پخش ارائه شده است.
با استفاده از این امکان می‌توان دسترسی هر کاربر را به یکی از این حالت‌ها تعیین کرد:
اسناد خودش ← کاربران موردنظر ← همه کاربران
مبنای این دسترسی، کاربر ثبت‌کننده سند است و این محدودیت در اسناد فروش و پخش و گزارش‌های مرتبط اعمال می‌شود.
نکته مهم این است که این قابلیت جایگزین «تعریف کاربر و حقوق و دسترسی» نیست؛ بلکه محدوده اسنادی را که کاربر می‌تواند مشاهده و در صورت داشتن حقوق مربوطه، ویرایش یا حذف کند مشخص می‌کند.
دیدگاه خود را بنویسید