نرم‌افزار سپیدار یکی از پرکاربردترین نرم‌افزارهای مالی و حسابداری در کسب‌وکارهای ایرانی است. با توجه به حجم بالای پرسش‌های کاربران، آشنایی با خطاهای رایج و روش‌های درست استفاده از بخش‌های مختلف آن، می‌تواند از اتلاف زمان و بروز خطاهای مالی جلوگیری کند.

در این راهنما، بر اساس سوالات واقعی ثبت‌شده از کاربران سپیدار، مهم‌ترین موضوعات و پاسخ‌های کاربردی را مرور می‌کنیم.

1) خطاهای نصب، لایسنس و قفل

یکی از پرتکرارترین موضوعات فایل، مربوط به نصب نرم‌افزار و خطاهای قفل است.

خطای قفل 6

این خطا معمولاً به دلیل فعال‌سازی نادرست یا مشکل در فایل‌های قفل رخ می‌دهد.

راهکارها:

  • بررسی صحت کد فعال‌سازی
  • نصب مجدد نرم‌افزار
  • بررسی فایل‌های قفل
  • تماس با پشتیبانی در صورت رفع‌نشدن

خطای قفل 7

علت‌های رایج:

  • استفاده هم‌زمان بیش از ظرفیت قفل تک‌کاربره
  • استفاده شبکه‌ای از قفل تک‌کاربره
  • غیرفعال بودن گزینه «قفل بر روی همین ایستگاه کاری»
  • مشکل در اتصال USB یا نوسان برق

اجرا نشدن نرم‌افزار بعد از نصب

مواردی که باید بررسی شود:

  • نصب با کاربر Administrator
  • تنظیمات زبان و ویندوز
  • فعال بودن Microsoft .NET Framework 3.5.1

2) ثبت سند حسابداری و عملیات مالی

موضوع سند و حسابداری از پرتکرارترین دسته‌های فایل است.

چگونه سند حسابداری بزنیم؟

مسیر کلی در فایل:

حسابداری ← عملیات ← سند حسابداری جدید

سپس:

  • بدهکار و بستانکار را وارد کنید
  • سند را ذخیره کنید

آیا سند افتتاحیه قابل ویرایش است؟

اگر سند افتتاحیه مربوط به اولین سال مالی باشد، قابل ویرایش نیست.

برای سال‌های بعد:

  • وارد بخش عملیات اول دوره شوید
  • سند افتتاحیه را حذف و مجدد ثبت کنید

خطای «سند دارای هیچ قلمی نیست»

این خطا معمولاً یعنی هنوز ردیف بدهکار یا بستانکار وارد نشده است.

3) فروش، پیش‌فاکتور و فاکتور

کلمه فاکتور از پرتکرارترین واژه‌های فایل است.

چگونه پیش‌فاکتور را به فاکتور تبدیل کنیم؟

مسیر پاسخ فایل:

فروش ← فاکتور فروش

سپس:

  • پیش‌فاکتور موردنظر را انتخاب کنید
  • اطلاعات را به فاکتور منتقل کنید
  • ذخیره کنید

اگر گزینه شماره پیش‌فاکتور را پیدا نکردم چه کنم؟

  • وارد تنظیمات شوید
  • روش‌های شماره‌گذاری را بررسی کنید
  • بخش پیش‌فاکتور را فعال کنید

آیا فاکتور حذف می‌شود؟

طبق پاسخ فایل، فاکتور حذف نمی‌شود و ابطال می‌شود؛ بنابراین اطلاعات آن قابل پیگیری باقی می‌ماند.

خطای اینترنت هنگام ارسال فاکتور

موارد بررسی:

  • اتصال اینترنت
  • فایروال
  • پورت 443
  • تنظیمات شبکه

4) سامانه مؤدیان

این بخش هم از موضوعات مهم فایل است و شامل کد شعبه، ارسال فاکتور، Status Failed و نگاشت طرف مقابل می‌شود.

کد شعبه برای سامانه مؤدیان

مسیر پاسخ فایل:

تنظیمات سامانه مؤدیان ← تعریف شعبه / کد شعبه

چرا ارسال فاکتور Failed می‌شود؟

علت‌های محتمل:

  • اینترنت ناپایدار
  • ناقص بودن اطلاعات فاکتور
  • تنظیم نادرست سامانه مؤدیان
  • اختلال موقت سرور

ارسال فایل اکسل برای فروش

در فایل اشاره شده که ساختار اکسل باید استاندارد باشد و معمولاً شامل:

  • کد کالا
  • نام کالا
  • تعداد
  • قیمت
  • تاریخ فروش

5) انبار، کالا و قیمت‌گذاری

تفاوت موجودی انبار و موجودی قابل فروش

  • موجودی انبار: موجودی واقعی کالا
  • موجودی قابل فروش: کالاهایی که فاکتور شده‌اند ولی هنوز از انبار خارج نشده‌اند

ورود کدینگ کالا از اکسل

طبق فایل:

  • الگوی اکسل را از نرم‌افزار دریافت کنید
  • کدینگ را وارد کنید
  • فایل را در بخش دریافت اطلاعات بارگذاری کنید

قیمت‌گذاری اسناد انبار

مسیر کلی:

عملیات ← قیمت‌گذاری اسناد انبار

6) حقوق و دستمزد

ثبت کارکرد ماهانه

مسیر پاسخ فایل:

حقوق و دستمزد ← عملیات ← اطلاعات ماهانه

سپس:

  • سال و ماه را انتخاب کنید
  • کارکرد، مرخصی و اضافه‌کاری را ثبت کنید
  • ذخیره کنید

مالیات حقوق چرا برای یک نفر صفر است؟

مواردی مثل:

  • تنظیم عوامل مالیاتی
  • مشمول مالیات بودن یا نبودن پرسنل
  • تنظیمات سربرگ مالیات
  • نسخه نرم‌افزار

7) جمع‌بندی دسته‌های پرتکرار فایل

بر اساس بررسی فایل، مهم‌ترین موضوعات عبارت‌اند از:

  • نصب و فعال‌سازی
  • خطای قفل
  • سند حسابداری
  • فاکتور و پیش‌فاکتور
  • سامانه مؤدیان
  • انبار و کالا
  • حقوق و دستمزد