زیرسیستم های سپیدار چیست؟
آشنایی با 14 زیرسیستم مهم و کاربردی
- زیرسیستم ارزی
- زیرسیستم فروش پیشرفته
- زیرسیستم توزین
- زیرسیستم چندزبانه
- زیرسیستم مدیریت پیام
- زیرسیستم ردیابی
- زیرسیستم دو واحدی
- تبدیل انبار بازرگانی به تولیدی
- زیرسیستم تنخواه
- زیرسیستم گزارشها و نمودارهای مدیریتی
- زیرسیستم موبایل و تبلت سفارشگیری
- وبسرویس فروشگاه اینترنتی
- زیرسیستم تولید چندمرحلهای و برنامهریزی تولید
- زیرسیستم تبدیل فروش خدماتی به مشتریان و فروش
نرمافزار سپیدار بهعنوان یکی از شناختهشدهترین نرمافزارهای حسابداری و مدیریت مالی کسبوکارها، تنها به سیستمهای اصلی محدود نمیشود. بسیاری از شرکتها در کنار ماژولهای پایه، برای پاسخگویی دقیقتر به نیازهای تخصصی خود از زیرسیستم های سپیدار استفاده میکنند. این زیرسیستمها قابلیتهای نرمافزار را توسعه میدهند و باعث میشوند کسبوکارها بتوانند متناسب با نوع فعالیت، فرآیندهای خود را حرفهایتر مدیریت کنند.
اگر برایتان سوال است که زیرسیستم های سپیدار چه هستند، چه تفاوتی با سیستمهای اصلی دارند و هر کدام چه امکاناتی در اختیار شما قرار میدهند، در این مقاله 14 زیرسیستم پرکاربرد سپیدار را بهصورت کامل بررسی میکنیم.
زیرسیستم در سپیدار چه معنایی دارد؟
در نرمافزار سپیدار، سیستمها همان بخشهای اصلی نرمافزار هستند که هسته عملیات یک کسبوکار را تشکیل میدهند؛ مثل حسابداری، دریافت و پرداخت، مشتریان و فروش، حقوق و دستمزد یا انبار.
در کنار این سیستمهای اصلی، امکانات دیگری نیز وجود دارد که همه شرکتها لزوما به آنها نیاز ندارند. این امکانات بهصورت زیرسیستم ارائه میشوند تا سازمانها فقط در صورت نیاز، قابلیتهای پیشرفتهتر را به نرمافزار خود اضافه کنند. به زبان ساده، زیرسیستم یک ابزار مکمل است که روی سیستم اصلی سوار میشود و کاربری تخصصیتری ایجاد میکند.
تفاوت سیستم، زیرسیستم و بسته نرمافزاری در سپیدار
برای انتخاب درست، بهتر است تفاوت این سه مفهوم را بدانید:
ماژول اصلی نرمافزار است و یک فرآیند کلیدی را پوشش میدهد؛ مثلا سیستم حقوق و دستمزد برای محاسبه حقوق، مالیات، بیمه و تهیه خروجیهای قانونی کاربرد دارد.
زیرسیستم:
بخشی وابسته به سیستم اصلی است که امکانات تکمیلی در اختیار کاربر قرار میدهد؛ مثلا زیرسیستم فروش پیشرفته برای شرکتهایی مناسب است که به تخفیف پلکانی، پورسانت یا رزرو موجودی نیاز دارند.
ترکیبی از چند سیستم اصلی متناسب با نوع کسبوکار است؛ مانند بسته بازرگانی، خدماتی، تولیدی یا پیمانکاری. این بستهها برای صنایع مختلف طراحی شدهاند.
چرا کسبوکارها به زیرسیستم های سپیدار نیاز دارند؟
هر کسبوکار ساختار، حجم عملیات و نیازهای متفاوتی دارد. ممکن است یک شرکت فقط به امکانات پایه فروش و حسابداری نیاز داشته باشد، اما شرکتی دیگر بخواهد فروش ارزی ثبت کند، گردش کالا را با سری ساخت ردیابی کند یا سفارشگیری ویزیتورها را با موبایل انجام دهد. زیرسیستم های سپیدار این انعطاف را ایجاد میکنند که بدون تغییر کامل نرمافزار، امکانات موردنیاز به آن اضافه شود.
مزایای اصلی استفاده از زیرسیستم های سپیدار عبارتاند از:
- توسعه قابلیتهای نرمافزار متناسب با نوع فعالیت
- کاهش خطای انسانی در ثبت اطلاعات
- افزایش سرعت انجام عملیات تخصصی
- گزارشگیری دقیقتر و حرفهایتر
- یکپارچگی بیشتر بین فرآیندهای مالی، انبار، فروش و تولید
معرفی 14 زیرسیستم پرکاربرد سپیدار
در ادامه با مهمترین زیرسیستم های سپیدار و کاربرد هر کدام آشنا میشویم.
- زیرسیستم ارزی سپیدار
شرکتهایی که بخشی از معاملات خود را با ارزهای خارجی انجام میدهند، به ابزاری نیاز دارند که بتواند عملیات ارزی را دقیق و منظم ثبت کند. زیرسیستم ارزی سپیدار دقیقا برای همین هدف طراحی شده است.
با استفاده از این زیرسیستم، میتوانید اسناد و تراکنشها را با ارزهای مختلف ثبت کنید، در عین حال مبالغ را به ارز پایه نیز در سیستم نگه دارید. یکی از قابلیتهای مهم این بخش، صدور خودکار سند تسعیر ارز در پایان سال مالی است تا سود و زیان ناشی از تسعیر بهدرستی شناسایی شود.
امکانات مهم زیرسیستم ارزی:
- ثبت اسناد با ارزهای مختلف
- نگهداری اطلاعات به ارز پایه
- صدور اتوماتیک سند تسعیر ارز
- تعریف قیمت خرید، فروش، تخفیف و اضافات بر اساس نوع ارز
- زیرسیستم فروش پیشرفته سپیدار
زیرسیستم فروش پیشرفته برای مجموعههایی طراحی شده که فرآیند فروش پیچیدهتر و حرفهایتری دارند. اگر کسبوکار شما با تخفیفهای متنوع، پورسانت بازاریاب، بستههای فروش یا رزرو موجودی سروکار دارد، این زیرسیستم میتواند بسیار کاربردی باشد.
امکانات مهم زیرسیستم فروش پیشرفته:
- تعریف بسته محصول
- ثبت کالای هدیه در فاکتور
- تعریف تخفیف پلکانی و خطی
- اعلامیه قیمت بر اساس مشتری، ارز و ردیابی
- تعیین تخفیف در بازههای مختلف زمانی
- ثبت بازاریاب در فاکتور با درصد مشارکت متفاوت
- تعریف و محاسبه پورسانت بازاریاب
- تسویه و چاپ حساب پورسانت
- صدور خروج انبار از روی پیشفاکتور
- ثبت پیشدریافت روی پیشفاکتور
- رزرو موجودی انبار
- ورود و خروج مدلهای تخفیف از طریق اکسل
- زیرسیستم توزین سپیدار
در برخی صنایع، مقدار ورود و خروج کالا از طریق باسکول مشخص میشود. زیرسیستم توزین سپیدار برای ارتباط با انواع باسکول طراحی شده و به کاربران کمک میکند وزن کالاها را مستقیم در فرآیندهای انبار و فروش ثبت کنند.
در این زیرسیستم میتوان مشخصات باسکول را تعریف کرد و اطلاعاتی مانند وزن خالی، وزن پر و افت وزن را نگهداری نمود. سپس این دادهها به اسناد مرتبط منتقل میشوند.
امکانات مهم زیرسیستم توزین:
- اتصال به باسکولهای مختلف
- ثبت اطلاعات راننده و نوع خودرو
- ثبت نوع توزین، وزن خالی، وزن پر و افت
- ثبت ورودی انبار بر اساس وزن
- ثبت خروجی انبار بر اساس وزن
- زیرسیستم چندزبانه سپیدار
شرکتهایی که با کاربران چندزبانه سروکار دارند یا در محیطهای چندزبانه فعالیت میکنند، میتوانند از زیرسیستم چندزبانه استفاده کنند. این زیرسیستم امکان مشاهده و ثبت اطلاعات به زبانهای مختلف را فراهم میکند.
زبانهای قابل پشتیبانی در این بخش شامل فارسی، انگلیسی، عربی و کوردی است و برای برخی بستههای سپیدار مانند بازرگانی، تولیدی، پیمانکاری و خدماتی قابل استفاده خواهد بود.
- زیرسیستم مدیریت پیام سپیدار
مدیریت پیام یکی از کاربردیترین زیرسیستمهای سپیدار برای اطلاعرسانی، پیگیری و ارتباط با مشتریان است. از طریق این زیرسیستم میتوانید بسیاری از رویدادهای مهم سیستم را از طریق پیامک ارسال یا دریافت کنید.
امکانات مهم زیرسیستم مدیریت پیام:
- ارسال مانده حساب مشتری از طریق پیامک
- ارسال خودکار مبلغ فاکتور پس از ثبت
- ارسال پیام تبلیغاتی و مناسبتی بهصورت زمانبندیشده
- دریافت پاسخ پیامکها در نرمافزار
- زمانبندی ارسال روزانه، هفتگی یا ماهانه
- اطلاعرسانی درباره وضعیت چکها
- دریافت هشدار تغییرات مهم مثل حذف یا ویرایش اسناد
- زیرسیستم ردیابی سپیدار
برای شرکتهایی که کالاهایشان نیاز به شناسایی دقیق دارد، زیرسیستم ردیابی اهمیت زیادی دارد. این زیرسیستم امکان ثبت ورود و خروج کالا بر اساس مشخصههایی مانند بچ نامبر، سری ساخت، تاریخ انقضا، رنگ و سایر ویژگیهای قابل رهگیری را فراهم میکند.
به کمک این قابلیت، میتوان از زمان خرید یا تولید تا زمان فروش، گردش دقیق هر کالا را بررسی کرد.
امکانات مهم زیرسیستم ردیابی:
- ثبت ورود و خروج کالا با مشخصههای ردیابی
- پیگیری گردش کالا بر اساس سری ساخت یا بچ
- نگهداری موجودی به تفکیک ردیابی
- تهیه کاردکس کالا به تفکیک ویژگی ردیابی
- زیرسیستم دو واحدی سپیدار
بعضی کالاها با دو واحد اندازهگیری خرید و فروش میشوند؛ برای مثال هم بهصورت عددی و هم وزنی، یا هم بهصورت بسته و هم تکی. زیرسیستم دو واحدی برای مدیریت این نوع کالاها بسیار مفید است.
این زیرسیستم امکان ثبت و نگهداری کالاها با دو واحد اصلی و فرعی را در اختیار کسبوکار قرار میدهد.
امکانات مهم زیرسیستم دو واحدی:
- نگهداری موجودی با دو واحد
- گزارشگیری از موجودی در واحد اصلی و فرعی
- ثبت ورود و خروج با نسبت ثابت یا متغیر بین دو واحد
- تبدیل انبار بازرگانی به تولیدی
برخی شرکتها در ابتدا با ماهیت بازرگانی فعالیت میکنند اما با گذشت زمان به سمت تولید نیز میروند. در چنین شرایطی، امکان تبدیل انبار بازرگانی به تولیدی در سپیدار میتواند مسیر ارتقا را سادهتر کند.
با فعالسازی این قابلیت، شرکت به امکانات انبار تولیدی دسترسی خواهد داشت؛ از جمله ثبت محصول تولیدشده، خروج مواد اولیه برای مصرف در تولید و قیمتگذاری محصول بر اساس بهای تمامشده.
- زیرسیستم تنخواه سپیدار
در مجموعههایی که هزینههای روزمره و پرداختهای جزئی زیاد است، مدیریت تنخواه اهمیت ویژهای پیدا میکند. زیرسیستم تنخواه سپیدار برای کنترل، ثبت و تسویه عملیات مربوط به تنخواهگردان طراحی شده است.
با این زیرسیستم میتوانید تنخواهدار تعریف کنید، هزینههای انجامشده را ثبت کنید و عملیات پرداخت یا دریافت از تنخواهدار را در سیستم دریافت و پرداخت مدیریت نمایید.
- زیرسیستم گزارشها و نمودارهای مدیریتی
مدیران معمولا به گزارشهای تحلیلی و تصویری نیاز دارند تا سریعتر وضعیت کسبوکار را ارزیابی کنند. زیرسیستم گزارشها و نمودارهای مدیریتی سپیدار با همین هدف توسعه یافته است.
این بخش گزارشهای کاربردی را در حوزههای مختلف ارائه میدهد و به مدیران کمک میکند با دید بهتری تصمیمگیری کنند.
نمونه گزارشهای این زیرسیستم:
- گردش حسابها
- سود و زیان 12 ماهه
- تجزیه سنی حسابها
- گردش هزینهها به تفکیک مراکز هزینه
- گزارش نقدینگی و وضعیت دریافت و پرداخت
- کالاهای پرفروش و پرخرید
- مشتریان بدهکارتر یا پرفروشتر
- تامینکنندگان بستانکار و پرخرید
- زیرسیستم موبایل و تبلت سفارشگیری
شرکتهای فعال در حوزه پخش، بهویژه پخش مویرگی، برای ثبت سفارش در محل مشتری به ابزارهای سریع و قابلحمل نیاز دارند. زیرسیستم موبایل و تبلت سفارشگیری سپیدار برای این منظور طراحی شده است.
ویزیتورها میتوانند از طریق موبایل یا تبلت، سفارش ثبت کنند، کالای برگشتی وارد کنند، کاتالوگ کالاها را ببینند و حتی مشتری جدید تعریف کنند. اطلاعات نیز میتواند بهصورت آنلاین یا آفلاین ثبت و در زمان مناسب به سیستم مرکزی ارسال شود.
مهمترین قابلیتها:
- ثبت سفارش و سفارش برگشتی
- مشاهده موجودی، قیمت و تصویر کالا
- دریافت برنامه روزانه ویزیت
- تعریف مشتری جدید بر اساس موقعیت جغرافیایی
- ارسال اطلاعات بهصورت آنلاین یا آفلاین
- وبسرویس فروشگاه اینترنتی سپیدار
اگر فروشگاه اینترنتی دارید و میخواهید اطلاعات سایت و نرمافزار مالی شما بهصورت خودکار با هم تبادل شوند، وبسرویس فروشگاه اینترنتی سپیدار انتخاب مناسبی است.
این سرویس برای اتصال سپیدار یا دشت به فروشگاههای آنلاین، بهویژه فروشگاههای مبتنی بر ووکامرس، طراحی شده است. نتیجه این اتصال، کاهش دوبارهکاری و جلوگیری از بروز خطا در ثبت سفارشها و موجودیها خواهد بود.
مزایای این وبسرویس:
- صدور خودکار فاکتور بر اساس سفارشهای اینترنتی
- بهروزرسانی خودکار موجودی و قیمت کالا در سایت
- کاهش خطای انسانی
- جلوگیری از فروش کالای ناموجود
- ثبت خودکار اطلاعات مشتریان جدید
- زیرسیستم تولید چندمرحلهای و برنامهریزی تولید سپیدار
یکی از تخصصیترین زیرسیستم های سپیدار برای کسبوکارهای تولیدی، زیرسیستم تولید چندمرحلهای و برنامهریزی تولید است. این بخش برای شرکتهایی مناسب است که فرآیند تولید آنها چند مرحله دارد و نیازمند محاسبه دقیق بهای تمامشده، کنترل سفارشها و برنامهریزی ظرفیت هستند.
امکانات مهم این زیرسیستم:
- تعریف درخت محصول و فرمول BOM
- تعریف فرمول ساخت برای مراحل مختلف
- ثبت سفارش تولید بر اساس پیشفاکتور مشتری
- برنامهریزی تولید مطابق سفارشها
- نمایش سفارشها در تقویم ماهانه
- گزارشگیری از پیشرفت سفارشها
- قیمتگذاری محصول بر اساس مواد، دستمزد و سربار
- زیرسیستم تبدیل فروش خدماتی به مشتریان و فروش
برخی شرکتها فعالیت خود را با ارائه خدمات آغاز میکنند، اما در ادامه تصمیم میگیرند در کنار خدمات، کالا نیز بفروشند. در چنین شرایطی، استفاده از زیرسیستم تبدیل فروش خدماتی به مشتریان و فروش راهکار مناسبی است.
این زیرسیستم باعث میشود ساختار فروش خدماتی به فروش کالا و خدمات ارتقا پیدا کند. در نتیجه، کسبوکار میتواند کالاهای فیزیکی را نیز در فاکتورهای فروش و پیشفاکتورهای خود ثبت کند و از قابلیتهای انبار نیز بهرهمند شود.
چگونه بهترین زیرسیستم سپیدار را انتخاب کنیم؟
انتخاب زیرسیستم مناسب، کاملا به نوع فعالیت شرکت شما بستگی دارد. برای مثال:
- اگر صادرات، واردات یا فروش ارزی دارید، زیرسیستم ارزی برایتان مهم است.
- اگر پخش مویرگی انجام میدهید، سفارشگیری موبایلی گزینه مناسبی خواهد بود.
- اگر با کالاهای تاریخدار یا سریدار کار میکنید، زیرسیستم ردیابی ضروری است.
- اگر فرآیند فروش شما تخفیفها و پورسانتهای پیچیده دارد، فروش پیشرفته انتخاب بهتری است.
- اگر تولیدکننده هستید، زیرسیستم تولید چندمرحلهای میتواند ارزش زیادی ایجاد کند.
به همین دلیل، قبل از خرید بهتر است نیازهای واقعی سازمان خود را بهدقت بررسی کنید و بر همان اساس ماژولهای مکمل را انتخاب نمایید.
جمعبندی
زیرسیستم های سپیدار ابزارهایی هستند که به کسبوکارها کمک میکنند نرمافزار خود را فراتر از امکانات پایه توسعه دهند. از مدیریت فروش پیشرفته و معاملات ارزی گرفته تا ردیابی کالا، سفارشگیری موبایلی، تنخواه، توزین و برنامهریزی تولید، هر زیرسیستم برای پاسخ به یک نیاز تخصصی طراحی شده است.
اگر قصد دارید از سپیدار بهشکل حرفهایتر استفاده کنید، شناخت دقیق این زیرسیستمها به شما کمک میکند انتخاب هوشمندانهتری داشته باشید و نرمافزار را دقیقا متناسب با فرآیندهای شرکت خود توسعه دهید با سپید سیستم تهران 02191099150 یا 09190910517 تماس بگیرید.
دیدگاه خود را بنویسید